Política de Privacidad de BSPChat

1. Responsable e información de la empresa

BUSINESS SOLUTIONS PROVIDERS S.A., que opera comercialmente bajo la marca BSPChat, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política cuando determina sus finalidades y medios.

• RUC: J0310000435944
• Domicilio oficial: Villa Fontana. Invercasa. 5to. Piso. Suite 0B9 Modulo 502, Managua 14038, Nicaragua
• Contacto general: clientes@bspchat.com
• Privacidad y soporte: soporte@bspchat.com

2. Alcance de esta política

Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, compartimos, conservamos y protegemos información al utilizar:

• el sitio web bspchat.com y sus formularios;
• los servicios de consultoría y desarrollo de soluciones de inteligencia artificial;
• las plataformas, aplicaciones y soluciones operadas o provistas por BSPChat, incluidas las funcionalidades ofrecidas mediante Newton IA Studio;
• las integraciones con canales de mensajería, incluyendo WhatsApp Business;
• los servicios de soporte, demostración, contratación y agendamiento.

Una propuesta, orden de servicio, contrato o acuerdo de tratamiento de datos puede establecer condiciones adicionales para un servicio o cliente específico. En caso de diferencia, esas condiciones particulares se aplicarán al servicio contratado, dentro de lo permitido por la legislación aplicable.

3. Nuestro rol en el tratamiento de datos

Nuestro rol depende del contexto:

• Sitio web, prospectos y clientes: normalmente actuamos como responsables del tratamiento de los datos de contacto, contratación, facturación, seguridad y soporte.
• Soluciones empresariales y mensajería: cuando procesamos conversaciones, documentos o datos de usuarios finales por instrucciones de una empresa cliente, normalmente actuamos como proveedor o encargado del tratamiento. La empresa cliente determina la finalidad de ese tratamiento y debe contar con las autorizaciones, avisos y bases legales que correspondan.
• Proyectos a la medida: el contrato o acuerdo de tratamiento aplicable definirá los roles, categorías de datos, proveedores, ubicación y plazos específicos.

4. Información que podemos recopilar

4.1 Datos de contacto y relación comercial

• nombre y apellidos;
• correo electrónico y número de teléfono;
• empresa, cargo, país y datos de contacto corporativo;
• contenido de consultas, solicitudes, propuestas y comunicaciones;
• datos necesarios para contratación, facturación y cumplimiento fiscal.

4.2 Datos de cuenta y administración

• identificadores de usuario y organización;
• roles, permisos y configuración de la cuenta;
• credenciales protegidas o identificadores de autenticación;
• historial de acceso, soporte y cambios administrativos.

No solicitamos que nos comunique contraseñas de servicios de terceros por correo o formularios públicos.

4.3 Datos de agenda y reuniones

Cuando agenda una reunión podemos tratar su nombre, correo, teléfono, empresa, zona horaria, disponibilidad, fecha seleccionada, motivo de consulta y datos técnicos necesarios para crear la invitación o el enlace de videollamada.

4.4 Datos de comunicaciones y WhatsApp Business

Según la solución contratada y la configuración del cliente, podemos procesar:

• números de teléfono e identificadores de WhatsApp;
• nombre o información de perfil disponible mediante el canal;
• contenido de mensajes, archivos, imágenes, audio u otros medios enviados;
• plantillas, estados de entrega, fecha, hora y metadatos de conversación;
• registros de consentimiento, suscripción, exclusión u otras preferencias de comunicación;
• información necesaria para enrutar conversaciones hacia agentes humanos o automatizados.

4.5 Datos utilizados por funciones de inteligencia artificial

Podemos procesar instrucciones, preguntas, mensajes, documentos, fragmentos de bases de conocimiento, contexto suministrado por el cliente, respuestas generadas y retroalimentación. La información exacta depende del caso de uso, la configuración y el proveedor tecnológico seleccionado.

No debe cargar datos sensibles, secretos, credenciales o información de terceros que no esté autorizado a tratar, salvo que el servicio haya sido diseñado y contratado expresamente para ello con las salvaguardas correspondientes.

4.6 Datos técnicos, de uso y seguridad

• dirección IP y datos aproximados de conexión;
• tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo e idioma;
• fecha, hora, URL solicitada, eventos y registros de diagnóstico;
• identificadores de sesión, cookies o tecnologías similares;
• métricas de uso, consumo, rendimiento, errores y seguridad.

5. Fuentes de la información

Podemos obtener información:

• directamente de usted o de representantes de su empresa;
• de la organización que le proporciona acceso a una solución BSPChat;
• de usuarios que se comunican con una empresa cliente mediante un canal integrado;
• de integraciones autorizadas por el cliente;
• automáticamente, al utilizar el sitio o los servicios;
• de proveedores de identidad, mensajería, agenda, infraestructura o soporte, conforme a sus respectivas configuraciones.

6. Para qué utilizamos la información

Utilizamos la información, según corresponda, para:

• responder consultas, preparar propuestas y prestar los servicios contratados;
• crear, administrar y proteger cuentas y organizaciones;
• configurar automatizaciones, integraciones, asistentes y agentes de IA;
• enviar, recibir, enrutar y registrar comunicaciones empresariales;
• agendar reuniones y enviar confirmaciones relacionadas;
• prestar soporte, investigar incidentes y resolver errores;
• medir consumo, disponibilidad, seguridad y rendimiento;
• facturar, cobrar y mantener registros administrativos;
• prevenir fraude, abuso, acceso no autorizado y usos prohibidos;
• cumplir obligaciones legales, regulatorias, contractuales o requerimientos válidos de autoridad;
• mejorar servicios y experiencia de usuario mediante información agregada, estadística o desidentificada cuando sea razonablemente posible.

No vendemos datos personales ni los alquilamos a terceros para que realicen su propia publicidad.

7. Bases para el tratamiento

Dependiendo de la relación, la jurisdicción y la actividad, el tratamiento puede apoyarse en:

• la ejecución de un contrato o medidas solicitadas antes de contratar;
• el cumplimiento de obligaciones legales;
• intereses legítimos, como mantener la seguridad, prevenir abuso, prestar soporte y mejorar los servicios;
• el consentimiento, cuando sea requerido y pueda retirarse;
• instrucciones documentadas de una empresa cliente cuando actuamos como encargado o proveedor de servicio.

La empresa cliente es responsable de determinar y comunicar la base que le permite tratar los datos de sus usuarios finales.

8. Inteligencia artificial y revisión humana

Las soluciones pueden enviar contenido a modelos de inteligencia artificial seleccionados para generar respuestas, clasificar solicitudes, extraer información o ejecutar flujos configurados. Los resultados de IA pueden ser incompletos, inexactos o inadecuados y deben revisarse de acuerdo con el riesgo del caso de uso.

BSPChat no utiliza contenido confidencial de clientes para entrenar modelos generales propios sin autorización o acuerdo escrito. Los proveedores de modelos pueden aplicar sus propios términos y controles de datos; la selección y configuración concreta se documentará en el servicio o proyecto correspondiente.

No diseñamos el sitio público para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos legales sobre sus visitantes. Si una solución contratada incorpora decisiones automatizadas relevantes, el cliente deberá definir controles, transparencia y revisión humana apropiados.

9. WhatsApp, Meta y proveedores de mensajería

Las funciones de WhatsApp Business pueden requerir el tratamiento de información por Meta Platforms, WhatsApp y, cuando la configuración contratada lo contemple, un proveedor de soluciones o infraestructura de mensajería como Gupshup. Estas entidades pueden tratar datos conforme a sus propios términos y políticas.

Las empresas clientes deben:

• informar adecuadamente a las personas sobre sus comunicaciones;
• obtener y conservar las autorizaciones u opt-ins exigidos;
• respetar solicitudes de baja u opt-out;
• cumplir las políticas de WhatsApp Business, comercio y mensajería;
• evitar mensajes no solicitados, engañosos o prohibidos.

La participación de un proveedor específico depende de la solución, el país, la cuenta y el contrato aplicable.

10. Proveedores y destinatarios

Podemos compartir información únicamente en la medida necesaria con categorías de proveedores como:

• infraestructura y nube, por ejemplo Amazon Web Services;
• agenda, colaboración y videollamadas, por ejemplo Google Calendar y Google Meet;
• protección contra fraude y bots, por ejemplo Google reCAPTCHA;
• correo transaccional y comunicaciones de servicio;
• mensajería empresarial, incluyendo Meta, WhatsApp y, cuando se habilite, Gupshup;
• modelos y servicios de inteligencia artificial, que pueden incluir Amazon Bedrock, OpenAI, OpenRouter u otros seleccionados para el proyecto;
• monitoreo, registros, soporte y seguridad;
• asesores profesionales, auditores o autoridades cuando exista una obligación o fundamento válido.

La lista concreta puede variar según el producto, la región, el contrato y las opciones del cliente. Exigimos a los proveedores tratar la información para los fines acordados y aplicar medidas de protección apropiadas a la naturaleza del servicio.

También podemos revelar información para proteger derechos, seguridad e integridad; cumplir una orden o requerimiento legal válido; o como parte de una reorganización empresarial, informando y protegiendo los datos según corresponda.

11. Transferencias y ubicación de datos

Algunos proveedores operan infraestructura en Estados Unidos u otros países. Por ello, la información puede almacenarse o procesarse fuera de Nicaragua o del país del usuario. La región de tratamiento depende de la arquitectura, el proveedor, las opciones disponibles y el contrato de cada solución.

Cuando corresponda, utilizaremos medidas contractuales, técnicas u organizativas para proteger las transferencias. No afirmamos que todos los servicios o datos se alojen en una única región.

12. Conservación

Conservamos información durante el tiempo razonablemente necesario para prestar el servicio, mantener seguridad, cumplir el contrato, resolver disputas y atender obligaciones legales, fiscales o contables.

Los plazos dependen de la categoría de datos y del servicio. Al definirlos consideramos:

• duración de la relación y configuración del cliente;
• necesidad de mantener cuentas, conversaciones, respaldos o registros de seguridad;
• solicitudes válidas de eliminación;
• plazos legales o defensa de reclamaciones;
• capacidad técnica para aislar y eliminar información de respaldos de manera segura.

Cuando la información deja de ser necesaria, se elimina, anonimiza o conserva de forma restringida cuando exista una obligación válida.

13. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al servicio y al riesgo, que pueden incluir cifrado en tránsito, controles de acceso, autenticación, registros de actividad, copias de seguridad, segregación de entornos y monitoreo de incidentes.

Ningún sistema conectado a Internet ofrece seguridad absoluta. El cliente también debe proteger sus credenciales, asignar permisos mínimos, mantener sus integraciones y notificarnos rápidamente cualquier sospecha de acceso no autorizado.

14. Derechos y solicitudes de privacidad

Según la legislación aplicable, usted puede solicitar acceso, corrección, actualización, oposición, restricción, portabilidad o eliminación de sus datos, así como retirar un consentimiento cuando el tratamiento dependa de este.

Para presentar una solicitud escriba a soporte@bspchat.com con el asunto “Solicitud de privacidad” e indique:

1. su nombre y medio de contacto;
2. la empresa, cuenta, canal o servicio relacionado;
3. el derecho o acción que solicita;
4. la información mínima que permita localizar los datos.

Podemos solicitar información razonable para verificar identidad y autoridad. Si sus datos fueron proporcionados a BSPChat por una empresa cliente, normalmente deberá solicitar primero el ejercicio de sus derechos a esa empresa; colaboraremos con ella conforme al contrato y la legislación aplicable.

15. Instrucciones para solicitar eliminación de datos

Puede solicitar la eliminación de datos relacionados con BSPChat mediante este procedimiento:

1. Envíe un correo a soporte@bspchat.com con el asunto “Solicitud de eliminación de datos”.
2. Incluya su nombre, correo o teléfono vinculado, empresa o cuenta relacionada y una descripción de los datos o servicio.
3. Si la solicitud corresponde a WhatsApp, indique el número en formato internacional y la empresa con la que mantuvo la conversación. No envíe contenido confidencial adicional.
4. Verificaremos su identidad o autorización antes de ejecutar la solicitud.
5. Confirmaremos la recepción e informaremos el resultado o cualquier dato adicional necesario.

La eliminación se realizará conforme a la legislación, el contrato y las capacidades técnicas aplicables. Podemos conservar información limitada cuando sea necesaria para obligaciones legales, seguridad, prevención de fraude, resolución de controversias o respaldo temporal. Cuando BSPChat actúe por instrucciones de una empresa cliente, remitiremos o coordinaremos la solicitud con dicha empresa.

16. Cookies, almacenamiento local y servicios de terceros

El sitio puede utilizar cookies o almacenamiento local estrictamente necesarios para funcionamiento, idioma, sesión, seguridad y preferencias. También utiliza servicios de protección como Google reCAPTCHA, que puede recopilar información técnica para distinguir actividad legítima de automatizada conforme a sus propias políticas.

Puede controlar cookies desde su navegador. Bloquear tecnologías necesarias puede impedir el funcionamiento de formularios, autenticación u otras funciones.

Nuestros servicios pueden contener enlaces o integraciones de terceros. Sus prácticas de privacidad son responsabilidad de esos terceros y recomendamos revisar sus políticas.

17. Menores de edad

Los servicios están dirigidos a empresas y personas con capacidad para contratar. No están diseñados para menores de edad ni recopilamos intencionalmente sus datos mediante el sitio. Si considera que recibimos datos de un menor sin autorización, contacte a soporte@bspchat.com.

18. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o de servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos su fecha de actualización. Cuando un cambio material lo requiera, utilizaremos medios razonables adicionales para comunicarlo a los clientes afectados.

Conservaremos las versiones anteriores cuando sea necesario para cumplir obligaciones de la plataforma, contractuales o legales.

19. Contacto

• Entidad: BUSINESS SOLUTIONS PROVIDERS S.A.
• RUC: J0310000435944
• Domicilio: Villa Fontana. Invercasa. 5to. Piso. Suite 0B9 Modulo 502, Managua 14038, Nicaragua

• Privacidad y soporte: soporte@bspchat.com
• Información comercial: clientes@bspchat.com